Dev Sanal Ofis Rehberi
Sanal gerçeklikten sanal makinelere ve sanal asistanlara, son zamanlarda ‘Sanal’ kelimesinin giderek daha fazla kullanıldığını duymuşsunuzdur. Ama bu gerçekten ne anlama geliyor ve olayların ‘sanallaşma’ eğiliminin arkasında ne var?
Yazılım ve bilgi işlemde ‘sanal’ olmak, genellikle bir bilgisayar veya bir tür yazılım programı kullanılarak görülebilen veya yapılabilen bir şeyi ifade eder. Başka bir deyişle, fiziksel olarak var olmaya, orada bulunmaya, harekete geçmeye, konuşmaya veya herhangi biriyle etkileşime girmeye gerek kalmadan bir makine aracılığıyla yapılabilen bir şeydir.
Örneğin, sanal gerçeklik dünyasını düşünün. Matrix gibi filmler, ‘sanal olmanın’ ne anlama geldiğinin iyi bir örneğidir. Filmin yanı sıra, bilgisayar oyunu ve oyun konsolu teknolojisindeki son gelişmeler, oyuncuların var olmayan bir dünyaya girmelerine ve oynamalarına izin veriyor. Ve bu, gerçek görünebilmekte, hatta hissedilebilmektedir.
Örneğin, bir uçağın kokpitinde olabilirsiniz veya fiziksel olarak orada bulunmadan bir savaş alanında düşmanları vurabilirsiniz.
Ancak, sanal hale gelen şeylerin örneklerini görebildiğimiz yerler sadece oyun ve filmler değil. Aynı şey akademi ve eğitim dünyasında da geçerli. Geleneksel olarak, eskiden bir derece almanın tek yolu üniversitede birkaç yıl geçirmekti. Bununla birlikte, sanal öğrenme artık öğrencilerin kampüse adım atmadan eğitim görmelerine ve üniversite diploması almalarına olanak tanıyor. Aslında, öğrencilerin %30’undan fazlası artık bir tür sanal öğrenmeye katılıyor ve uzmanlar bu rakamın önümüzdeki yıllarda iki kat artacağı konusunda hemfikir.
İş dünyasında, aynı zamanda ‘sanal’ hale gelen şeylerin artan bir eğilimi var. Örneğin, zaman zaman kullanılan ‘sanal asistanlar’ veya ‘sanal ekipler’ terimlerini duymuş olabilirsiniz. Günümüzde, işletmelerin fiziksel olarak ofis veya iş yeri dışında bulunan bireylerden oluşan ekiplerle çalışması giderek daha yaygın hale geliyor.
İnternet kullanımı ve iletişim teknolojilerindeki sürekli gelişme sayesinde, tüm asistanların Genel Müdür ile aynı ofiste çalışması gerektiği günler geride kaldı. Sanal asistanlar artık başka bir kasabadan, şehirden ve hatta ülkeden çalışırken genellikle günlük görevlerinde direktörleri ve yöneticileri destekleyebilmektedir.
Sanal ekipler ayrıca işletmelerin, farklı konumlardan çalışan meslektaşları ve ekip üyeleriyle projeleri tamamlamasına olanak tanır. Berlin’de bir proje yöneticisi, Moskova’da bir ürün tasarımcısı ve Tokyo’da bir yazılım mühendis ekibi hayal edin.
a) Sanal Ofisler
O halde sanal ofisler nedir ve işletmelerin sanal olmasında veya sanal hale gelmesinde nasıl bir rol oynarlar?
Genel anlamıyla sanal ofis , bir işletmeyi resmi olarak kurabilmek için kullanılabilecek bir adrestir. Bununla birlikte sanal ofis, yalnızca bir işletme kaydı hizmetinden daha geniş bir hizmet yelpazesi sunabilir. Örneğin, postanın gönderildiği ve sizin için saklandığı resmi adres olarak kullanılabilir ve belirli bir lokasyondaki Sanal Ofis, pazarlama avantajları da sağlayabilir.
Kısacası, ister yeni kurulmuş, ister küçük veya büyük bir şirket olsun, sanal bir ofis adresi , dünyanın herhangi bir yerinden çalışma ve operasyonları yürütme, aynı zamanda farklı bir yerde profesyonel bir işletme varlığı oluşturma olanağı sunabilir.
Sanal ofisin temel işlevlerinden biri, adresini kullanmasıdır. Sanal ofisler, ticari kayıt yeri olarak gerçek fiziksel adresi kullanır. Bu, Google, Bing veya diğer benzer arama motorlarını kullanırken bulunabilecekleri ve aranabilecekleri anlamına gelir.
Belirli bir konumda fiziksel bir adrese sahip olmak, müşterilerine veya potansiyel müşterilerine profesyonel bir imaj vermek isteyen işletmeler için çok faydalı olabilir. Örneğin, Google üzerinden bir işletmeyi arayan potansiyel bir müşteriyi, kırsal kesimdeki küçük evinizden bulduğunuzu hayal edin. Bunu bir de İstanbul gibi bir şehirde, iyi konumlanmış bir adresle karşılaştırın.
Örneğin, evinde çalışan hırslı bir girişimci için, ev adresine çok sayıda soğuk arama ve beklenmedik müşteri ziyaretleri almak muhtemelen pratik değildir.
Ek olarak, işletme sahibinin ikamet ettiği yerde istenmeyen önemsiz posta ve B2B servis sorgulamaları ile bombardımana tutulma olasılığı da vardır.
Birçok işletme için, sanal bir ofisin sunabileceği temel özelliklerden biri, herhangi bir yerden çalışabilme yeteneğidir.
İşletmelerin küresel olarak giderek daha fazla entegre hale gelmesiyle, uzaktan çalışmayı ve işbirliğini giderek daha fazla destekleyen teknolojilerle, uzun bir süre için fiziksel bir konumun resmileştirilmesi, kiralanması veya satın alınması, işletmenin uzun vadeli hedefleri açısından en iyi seçenek olmayabilir.
Sanal ofisler ayrıca, fiziksel olarak bir ofis kiralamaktan veya ek bir mülk satın almaktan çok çok daha düşük maliyetlidir.
Bu, çok sayıda hizmet ve ürünü tek bir merkezden işleten ve yöneten ancak faaliyetleri arasında net bir ayrım olmasını isteyebilecek işletmeler için özellikle yararlı ve önemlidir.
Örneğin, başarılı bir spor giyim markası, aynı ekip tarafından yönetilse de, bir dizi yiyecek ve içecek ürünüyle ilişkilendirilmek istemeyebilir.
Sanal bir ofis kullanarak, işletmeler iki ayrı varlığı kaydedebilir ve iki ayrı fiziksel ofis yeri kiralama masrafı olmadan, iki işletme operasyonu arasında net bir işbölümü oluşturabilir.
b) Sanal Ofislerin Özellikleri
Son yıllarda sanal ofislerin büyümesi ve artan popülaritesi, sanal ofis sağlayıcıları tarafından sunulan hizmet türlerinde ve özelliklerde de önemli bir gelişmeye yol açmıştır.
Her hizmet sağlayıcı aynı olmasa da, sanal ofis hizmet paketlerinin çoğu tipik özellikleri aşağıdakilerden bazılarını içerir:
Adres Kullanımı
Şirket kaydı için bireysel bir fiziksel adresin kullanılması. Bu, belirli bir işletme için benzersiz bir adres veya birden fazla şirketin tescili için kullanılan bir ‘paylaşılan adres’ olabilir.
Posta Yönlendirme
İşle ilgili postaların imzalanmasını, alınmasını ve belirlenen bir adrese iletilmesini sağlamak için kurum içi posta yönlendirme hizmetleri.
Posta ve Belge Tarama Hizmeti
Gelen posta ve belgelerin aynı gün taranması ve belirlenen bir e-posta adresine veya bulut depolama hizmetine e-posta ile gönderilmesi.
VoIP İş Hattı
Yerel numaralar için barındırılan İnternet Protokolü (VoIP) üzerinden barındırılan bir iş hattının sağlanması. Bazı sağlayıcılar, farklı ofis konumlarına yerel olarak birden çok iş hattı sunabilir.
Sanal Resepsiyon Görevlisi
Gelen müşteri aramalarından ve müşteri hizmetleri sorgularından, işletmenizin işlerini halletmeye adanmış profesyonel olarak eğitilmiş bir kişi. Otomasyonu kullanarak gelen aramaları ele almak için Sanal Resepsiyonist yazılım sistemleri de mevcuttur.
Sanal Asistanlar
Genel, idari ve operasyonel görevleri kapsayan, asistan olarak hareket etmek üzere, profesyonel olarak eğitilmiş bir kişi.
Muhasebe Hizmetleri
Vergi beyannamesi ve şirketler dairesi ile yazışmalar gibi şirket vergilendirmesi konularıyla ilgilenmek için eğitimli muhasebecilerden oluşan bir ekipten tavsiye ve destek. Bu konuda firmamızla iletişime geçerek profesyonel destek alabilirsiniz.
Ticari Marka Hizmetleri
Ticari marka tescili ve ticari marka korumasına ilişkin tavsiye ve hukuki destek.
Yöneticinin Posta Yönlendirme Hizmetleri
Yöneticilere ve Yöneticilere özel posta yönlendirme hizmetleri.
Ayrıca, bir işletmenin gereksinimlerinin kapsamına bağlı olarak, birçok sanal ofis hizmet sağlayıcısı artık farklı iş gereksinimlerine uyacak geniş bir hizmet paketleri yelpazesi de sunmaktadır.
Örneğin, minimum gereksinimleri olan veya bütçe bilincine sahip işletmeler, yalnızca sanal ofis adresinin kaydını ve kullanımını içeren minimal bir hizmet paketini tercih edebilir.
Aksine, daha büyük işletmeler, özel personel ile tam idari desteği kapsayan daha kapsamlı bir hizmet paketinden yararlanabilir. Hizmet özellikleri, hizmet paketleri ve bunların karşılık gelen fiyatları genellikle her sanal ofis hizmet sağlayıcısının web sitesinde bulunabilir.
c) Sanal Ofis Kullanan İşletme Türleri
Sanal ofis kullanan işletmelerin artan eğilimine ek olarak, sanal ofisleri kullanan farklı işletme türlerinde de artış var.
Bununla birlikte, çok çeşitli işletmeler sanal ofisleri kullanırken, bunu yapma nedenleri, iş ihtiyaçlarına bağlı olarak büyük olasılıkla farklılık gösterecektir. Aşağıda, farklı işletme türlerinin sanal ofisleri kendi avantajlarına nasıl kullanabileceklerine dair birkaç örnek verilmiştir.
Start-up lar
Birçok Start-up şirketi için, işletmelerin ayakta kalması büyük ölçüde maliyetleri düşürmeye bağlıdır. Ürünleri tedarik etmek, lojistiği yönetmek, pazarlama ve satış faaliyetlerine yatırım yapmak için gereken yüksek maliyetler nedeniyle, ofis kirası ve çeşitli ek giderler sinir bozucu olabilir.
Bu nedenle sanal ofisler, birçok Start-up şirketi için büyümenin ilk aşamalarında çok uygun maliyetli bir çözüm sunar. Yalnızca yüksek ofis kiralama sözleşmelerine girme ihtiyacını ortadan kaldırarak genel maliyetlerini düşürmekle kalmaz, aynı zamanda işleri için profesyonel bir görünüm sağlar.
Bu nedenle, her yıl daha fazla Start-up’ın sanal ofisleri tercih etmesi şaşırtıcı değil. Sonuçta, büyümek için işletmelerin rekabetçi olması gerekir.
Küçük İşletmeler ve Serbest Çalışanlar
Giderek artan sayıda küçük işletme ve Serbest Çalışan da aynı nedenlerden dolayı sanal ofis dünyasını kucakladı. Artan rekabetçi iş ortamı, en iyilerle rekabet edebilmek için maliyetleri en aza indirmenin de çok önemli olduğu anlamına geliyor.
İşbirliği ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelerle birlikte, küçük ekiplere sahip küçük işletmeler artık geleneksel şirket kurulumlarından sanal ofisler aracılığıyla giderek daha fazla uzaklaşabiliyor.
Serbest Tüccarlar için, maliyetleri düşürmek çok önemliyken, kişisel ve ticari faaliyetleri ayırma olanağı, yalnızca ticari ve kişisel postaları ve yazışmaları yönetmek açısından değil, aynı zamanda kendi kendine kazanılan vergileri doğru bir şekilde hesaplamak ve yönetmek için özellikle yararlı olabilir.
Çokuluslu şirketler
Çok uluslu şirketler için, müşterileri çekme, yeni pazarlarda ürün ve hizmetleri tanıtma becerisi, yerel bir pazara sahip olunarak önemli ölçüde artırılabilir.
Sonuç olarak, birçok çokuluslu şirket, küresel varlıklarını genişletmek ve fiziksel ofisler ve yerel personel kiralama için harcama yapma ihtiyacından kaçınmak için günümüzde sanal ofisleri de kullanıyor. Örneğin, küresel yatırımcılara hukuki hizmetler sunan New York merkezli bir hukuk bürosu, hedef pazarlarında birkaç sanal ofis kullanarak uluslararası müşterilerine daha yerel bir varlık sağlayabilir.
Buna ek olarak, sanal ofisler çok uluslu şirketler için çekici ve uygun maliyetli bir seçenek sunmakla kalmaz, aynı zamanda küresel pazarlara erişmek isteyen işletmelerin, alışılmadık ve bazen zor yerel iş uygulamalarına gitmeye gerek kalmadan, meşru bir uluslararası mevcudiyete izin verir.
Sonuç olarak, işletmeler, yerel kira sözleşmelerini müzakere etmek ve yerel iş kanunlarında gezinmekle ilgili maliyet ve idari yük konusunda endişelenmeden temel iş uygulamalarına odaklanabilir.
d) Sanal Ofis ve Sanal Adres Kullanan İşletmeler İçin Avantajlar
İşletmelerin sanallaşma hususunda yararlanabilecekleri avantajlar;
Gizlilik
İlk olarak, birçok küçük işletme ve start-up için sanal ofisler ve sanal adresler, bir ev adresinden çalışırken kullanılamayan bir gizlilik düzeyi sunar.
Sanal adresler, işletme sahiplerinin, ev adreslerinin internet üzerinden listelenip aranabilir olması durumunda, müşteriler veya istenmeyen postalardan ve ziyaretlerden kaçınmalarına olanak tanır.
Profesyonellik
İkinci olarak, sanal bir ofis için doğru adresi seçmek, işletmelere profesyonel bir imaj sağlayabilir ve potansiyel müşteriler bir işletmeyi aradığında veya sorduğunda güçlü bir izlenim bırakabilir.
Çoğu sanal adres fiziksel adreslere kayıtlı olduğundan, Google ve diğer benzer arama motorları aracılığıyla aranabildiğinden bu önemli olabilir. Bu düzlemde, işin yapısını en iyi temsil edecek bir binada sanal adres seçmek çok önemlidir.
Örneğin, küçük yerel işletmelere hizmet veren küçük bir grafik tasarım ajansının, Levent’in finans bölgesinin prestijli gökdelenlerinden birinde ofis alanı kiraladığını hayal edebiliyor musunuz? Böyle olmak şüpheye neden olabilir ve amaçlanandan ters etkiye neden olabilir.
Bu nedenle, işletmenin canlandırmak istediği imaja en uygun adresi ve binayı seçmesi önemlidir.
Esneklik
Sanal ofis ve sanal adres kullanmanın en önemli avantajlarından biri, hem küçük hem de büyük işletmelere sunabileceği esnekliktir. Öncelikle, fiziksel bir ofis kiralamaktan farklı olarak, sanal ofisler sadece birkaç dakika içinde kurulabilir.
Alanın müsait olmasını beklemeye, kira sözleşmesine ve müzakere etmeye gerek yoktur. İkinci olarak, standart kiralama sözleşmelerinin aksine, sanal ofis sözleşmeleri son derece esnektir.
Önemli bir büyüme gösteren işletmeler için, işletmelerin gerçek bir fiziksel ofise geçme veya personel işe alma ihtiyacı duyduklarında, herhangi bir zamanda, sözleşmelerinden çıkabilecekleri anlamına gelir.
Maliyet Avantajı
Maliyet açısından sanal ofisler, fiziksel bir ofis kiralamaya göre çok daha ucuz bir alternatif sunar. Bununla birlikte, daha fazla maliyet avantajının sağlanabildiği yerlerde, birçok sanal ofis hizmet sağlayıcısının sunduğundan daha fazla ek hizmetler ve destek söz konusudur.
Lokasyon Üstünlüğü
Belirli bir alandaki veya demografideki müşterileri hedeflerken, yerel olarak kayıtlı bir adrese sahip olmak, rekabette önemli bir avantaj olabilir.
Yerel bir mevcudiyet, yerel müşterilere ve işletmelere hem profesyonel hem de erişilebilir bir imaj sunmakla kalmaz, aynı zamanda fiziksel bir ofis açmaya gerek kalmadan basit ve hızlı bir şekilde yapılabilir.
Personel Kolaylığı
Sanal ofisler aracılığıyla faaliyet gösteren işletmeler için yapılan çeşitli araştırmalar, çalışanların daha yüksek düzeyde iş tatmini sergilediklerini ve işlerinde daha üretken olduklarını göstermiştir. Sanal ofis aracılığıyla çalışmak, çalışanların işe gidip gelme ihtiyacını da ortadan kaldırarak yoldaki araç sayısını azaltır ve çevre üzerinde olumlu bir etki yaratır.
e) Diğer Alternatifler
Sanal ofisler için uzun bir avantaj ve fayda listesi ile, işletmeler için hangi alternatif seçeneklerin olabileceğini düşünmek zor olabilir. Burada ev adresi kaydı, posta kutusu hizmetlerinden ortak çalışma ve fiziksel ofis kiralamaya kadar diğer bazı alternatiflere bakıyoruz.
Ev Adresi Kaydı
İşletmeler, özellikle Start-up’lar ve bireysel girişimciler tarafından benimsenen en yaygın alternatif, işi bir aile üyesinin adresini kaydetmektir.
Unutmayın, bu tamamen yasal ve kabul edilebilir bir alternatif olsa da, işletme sahibinin veya aile üyelerinin ev adreslerini kaydettirerek ve halka açık hale getirerek karşılaşabilecekleri rahatsızlığı düşünün.
Posta Kutusu Hizmetleri
Bazı şirketler, sanal bir ofise alternatif bir çözüm olarak bir posta kutusu hizmetini kullanmayı seçebilir ve bu alternatif, işletmelere gelen şirket postası almak için kalıcı bir açık adres sağlayabilir.
Bir işletmenin faaliyetlerinin kapsamına bağlı olarak, posta kutusu hizmetleri sanal ofislere mükemmel bir alternatif çözüm olabilir. Bununla birlikte, hizmet tekliflerinin kapsamı çok sınırlıdır ve şirketler, iş ihtiyaçları daha karmaşık hale gelirse, bu hizmetlerin hızla büyümesi muhtemeldir.
Ortak Çalışma Alanı
Ortak çalışma alanı, işletmeler için başka bir değerlendirme sunabilir. Coworking, işletmelere bakımlı bir ofis alanını kiralama ve kullanma fırsatı sunarken, aynı zamanda ağ verimliliğinden ve çok çeşitli paylaşılan topluluk etkinliklerinden faydalanabilir.
Ofis Kiralama
Sanal ofislere son alternatif, fiziksel bir ofis alanı kiralamaktır. Bir ofis yeri kiralama veya satın alma şeklindeki bu geleneksel iş modeli son yıllarda kesintiye uğramış olsa da, hala bu geleneksel modeli kullanan birçok işletme var.
İlk olarak, bir işletmenin türüne veya faaliyetlerine bağlı olarak, posta kutusu hizmetlerini veya ortak çalışma alanlarını kullanmak uygun olmayabilir. Dahası, tüm işletmeler genel giderlerini azaltmak isteyecek olsa da, fiziksel bir ofis yeri kiralamak veya satın almak uzun vadede kazançlı bir yatırım olabilir.
Örneğin, fiziksel ürünler üreten ve dağıtan işletmelerin, ürünlerini potansiyel müşterilere sergilemek için yalnızca depolamak için fiziksel bir alana ihtiyaç duymaları muhtemeldir.
Bir şirketin faaliyetlerini ve başarılarını gösteren profesyonel bir ofis alanına sahip olması, ziyaret eden şirket paydaşlarında olumlu bir izlenim bırakacaktır.
f) Sanal Ofisler ile Alternatiflerin Karşılaştırılması
Masada birkaç seçenek varken, işletme sahipleri için en uygun çözüme karar vermek genellikle zor olabilir. Bu nedenle her bir iş modelinin artılarını ve eksilerini dikkate almak önemlidir.
Kendi veya aile üyelerinin adresini kullanmayı düşünenler için, işi araştıran müşteriler, evden çalışan bir birey olduğunuzu hızla anlayacaktır.
Ek olarak, mahremiyet eksikliği, istenmeyen ziyaretçiler ve ev adreslerine spam posta da can sıkıcı olabilir. Buna karşılık, sanal ofis ayrı bir yasal iş adresi sağlar ve işletmenin profesyonel konumunu güçlendirir.
Örneğin, bazı posta kutusu hizmetleri bir dükkanın veya konut binasının bodrum katında bulunabilir. Buna karşılık, sanal ofis adresleri genellikle halk tarafından görülebilen ve aranabilen fiziksel bir binada bulunur.
Ek olarak, birçok sanal ofis hizmet sağlayıcısı tarafından sunulan posta iletme ve posta ve belge tarama hizmetlerinin aksine, posta kutusu hizmetleri genellikle çok sınırlıdır ve şahsen posta toplamaya dayanır.
Ortak çalışma alanları, son yıllarda birçok Start-up şirketinin başarı öyküleri olmuştur, ancak ortak çalışma alanları ve sanal ofisler arasındaki birkaç temel fark, neden herkes için en iyi seçenek olmadığına dair bir fikir verecektir.
Örneğin, ağ kurmak ve işbirliği yapmak için modern ve işlevsel sosyal alanları sıklıkla övülürken, birçok ortak çalışma alanı, işletmelerin ihtiyaç duyduğu bazı temel işlevlerden ve hizmet özelliklerinden yoksundur.
Dahası, ortak çalışma alanları genellikle posta yönlendirme gibi sanal ofislerde bulunan bazı temel idari hizmetleri sağlamaz ve postanın şahsen toplanmasını gerektirir.
g) İşletmeniz için Sanal Ofis Kullanmanın Dezavantajı
Sanal Ofis kullanan işletmeler için sayısız avantajı bulunan bu sistemin tüm işletme sahipleri için mükemmel bir iş modeli gibi görünebilir. Bununla birlikte, sanal ofis servis sağlayıcısı seçmeden önce bilmeniz gereken birkaç dezavantaj vardır.
En önemlisi, bazı sanal ofis adresi sağlayıcıları, kayıtlı işletme başına özel olarak benzersiz bir adres sağlayacak olsa da, bazı sağlayıcıların aynı adrese karşı birden fazla işletmeyi kaydettirmesi alışılmadık bir durum değildir.
Bu, sağlayıcının bakış açısından pratik olarak mantıklı olsa da, söz konusu kayıtlı işletmeler için birden fazla soruna yol açabilir. Bir adresi paylaşarak, birçok işletmenin karşılaştığı ortak bir sorun, bir şirketin itibarının bir başkası üzerindeki etkisi olabilir.
Bu sorun en çok Google’ın arama sonuçlarında ve Google’ın “My Business” profillerinde görülür. Potansiyel bir müşteri şirketinizin adresini aradığında, maalesef başka birinin olumsuz yorumlarıyla karşılaşabilir.
Ancak endişelenmeniz gereken sadece kötü yorumlar değil. Aynı adresi paylaşan bir şirketin yasadışı faaliyetlerde bulunması, şirketin kara listeye alınmasına neden olabilir.
Tedarikçilerin kredi başvuruları ve ticari banka kredileri ve kredi kartı başvurularının potansiyel olarak reddedilmesi nedeniyle işletmeniz üzerindeki zincirleme etki ciddi olabilir. Bu nedenle, işinize özgü bir adres seçmek çok önemlidir.
Sanal ofis kullanmanın bir başka dezavantajı, işletmenizin müşterileri ve tedarikçileri ile potansiyel yüz ve güven kaybı olabilir. Örneğin, bir müşteri sanal adresinize haber vermeden gelirse, sanal ofis hizmet sağlayıcısı tarafından girişi reddedilmekten kesinlikle hoşnut olmayacaklardır.
Ayrıca, müşterilerin ve tedarikçilerin sanal bir adres kullandığınızı fark etmeleri durumunda, fiziksel bir ofis üssü olmadan ortadan kaybolmaya daha meyilli olabileceğinizi ve orada olmama eğiliminde olabileceğinizi hissedebileceklerinden, işletmenize olan güvenini önemli ölçüde kaybedebilirler.
Bu nedenle sanal ofisler, sağladıkları gizlilik ve ortadan kaybolma kolaylığı, yasa dışı faaliyetlere neden olabileceğinden dolandırıcılara sıklıkla hitap etmektedir.
İdari açıdan bakıldığında, işletmelerin zaman zaman karşılaşabileceği birkaç olumsuzluk da olabilir. Birincisi, postanın işlendiği ve iletildiği niteliği, posta ve mektup teslim döngüsünün ortalama olarak birkaç gün uzatıldığı anlamına gelir.
Bu çoğu yazışma için kabul edilebilir olsa da, acil bir şeyi beklemek ideal değildir. Ek olarak, şahsen posta topluyorsanız, sanal ofis sağlayıcısının adresine uzun ve uygunsuz bir yolculuk anlamına gelebilir.
h) Doğru Sanal Ofis Adres Sağlayıcısı Nasıl Seçilir?
Yukarıdaki riskler ve dezavantajlar göz önünde bulundurularak, hem işiniz için güvenlik, hem de hızlı ve etkili bir hizmet, bir Sanal Ofis Adresi Sağlayıcısı seçerken göz önünde bulundurulması gereken en önemli hususlardan bazıları olmalıdır.
Ancak kararınıza başka hangi faktörler dahil edilmelidir? İşte size doğru sanal ofis adresi sağlayıcısını seçmenize yardımcı olacak beş önemli ipucu;
Benzersiz Adres Kaydı
Her şeyden önce, şirket kaydınız için önerilen adresin başka herhangi bir şirket veya ticari faaliyet ile ilişkili olmadığından emin olmanız önemlidir.
Bir sanal ofis hizmet sağlayıcısı seçerken, kayıt için sundukları adresin yalnızca işletmenizin kullanabileceği benzersiz bir adres olması önemlidir.
Benzersiz bir kayıtlı adrese sahip olarak, itibarının zedelenmesi veya daha kötüsü kara listeye alınma riskini ortadan kaldırabilirsiniz.
İncelemeler ve Görüşler
Kendi itibarınızı ararken, sanal ofis hizmet sağlayıcısının itibarını, incelemelerini ve referanslarını da kontrol ettiğinizden emin olmalısınız. Diğer müşterileri onlar hakkında ne diyor? İyi bir hizmet kalitesi ve fiyat dengesi sunuyorlar mı?
Hizmet Özellikleri ve Paketleri
İşletmenizin kapsamına ve faaliyetlerine bağlı olarak, sağlayıcıların sunduğu hizmet özellikleri veya hizmet paketleri büyük fark yaratabilir. Basit bir posta yönlendirme hizmetine mi ihtiyacınız var, yoksa sanal personelin yardımıyla daha kapsamlı bir hizmet paketine mi?
Ek destek ve tavsiyelerden yararlanabilecek vergiyle ilgili veya yasal sorularınız mı var? Çeşitli sanal ofis servis sağlayıcılarıyla iletişime geçmeden önce, kendi iş gereksinimlerinizi ve hedeflerinizi tanımladığınızdan emin olun. Ek olarak, birçok sağlayıcı, işletmenizin ihtiyaçlarına özel olarak hazırlanmış bir hizmet paketi oluşturabilir, bu nedenle mutlaka sorun.
Konum ve Ofis Resmi
Unutmayın, sanal ofislerin en önemli avantajlarından biri, şirketinizin hem meşru hem de profesyonel bir imajını gösterme yetenekleridir. Sanal ofisinizin konumu, hizmet özelliklerinin yanı sıra dikkat etmeniz gerekenler listesinde de üst sıralarda yer almalıdır.
Adres konumu işletmenizin niteliğine uygun mu? Kayıtlı adres binası profesyonel ve şık görünüyor mu? Postaları şahsen toplamanız gerekiyorsa çok uzaklara gidecek misiniz? Sanal bir ofis konumunda seçiminizi yapmadan önce bu soruların tümü dikkatlice düşünülmelidir.
Fiyatlandırma
Son olarak, ihtiyacınız olan hizmet özelliklerinin veya paketinin fiyatlandırması farklı sanal ofis adresi sağlayıcıları arasında nasıl farklılık gösteriyor? Ödeme koşulları nelerdir ve ortak çalışma alanları, posta kutusu hizmetleri veya fiziksel bir ofis alanı kiralama gibi diğer alternatiflerle nasıl karşılaştırılırlar?
Aşırı harcamadan en iyi teklifi aldığınızdan emin olmak için hizmet özelliklerini ve hizmet paketi fiyatlandırma seçeneklerini tartışmadan önce bütçe gereksinimlerinizi belirlemelisiniz.
ı) Sanal Ofislerin Geleceği
Dünya çapında sanal ofisleri kullanan işletmelerin sayısındaki istikrarlı büyüme, onların kalıcı olmak için burada olduklarını gösteriyor. Ancak bu tüm işletmeler için geçerli mi? Ve gelecekte sanal ofisler için uzun vadede neler var?
‘Esnek ekonominin’ yükselişi, son yıllarda sanal ofis fenomenini destekledi. İşletmelerin ve hizmetlerin giderek daha dijital hale gelmesi, covid’in evden çalışmaya etkisi ve çalışanların esnek çalışma saatlerine olan talebinin artmasıyla birlikte, fiziksel ofis konumlarına olan ihtiyacın zaman içinde azalacağı tahmin edilmektedir.
Ayrıca, son araştırmalar, evden veya uzaktan çalışma esnekliğine sahip şirket çalışanlarında artan üretkenliğin altını çizerek diğer şirketleri daha fazla deney yapmaya teşvik etti. Dahası, fiziksel ofislere gidip gelmeye gerek kalmadan, genellikle uzun yolculuklarda kazanılan zaman, daha iyi bir yaşam kalitesi ve çalışan memnuniyetine katkıda bulunuyor.
BT ve teknoloji şirketleri, bir süredir sanal ofislerin katılımcıları ve kullanıcıları olsalar da, uzaktan ve gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmak için mevcut olan ve sürekli gelişen araçlar, diğer sektörlerin ve mesleklerin de artık aynı şeyi takip ettiği anlamına geliyor.
Tüm sektörler sanal ofis iş modelini hiçbir zaman tam olarak benimseyemeyecek olsa da, pek çok şirket, operasyonel verimlilikleri ve maliyet tasarruflarını gerçekleştirmek için önümüzdeki yıllarda tamamen dönüştürmeyi tercih edecekler.
Çevrenin öneminin artması, hem iş hayatımızda hem de kişisel yaşamlarımızda daha sürdürülebilir ve çevre dostu uygulamalara doğru bir hareket yaratmaktadır.
Kısacası, işletmelerin sanal ofis kullanarak kazanacakları çok şey var ve hem büyük hem de küçük işletmelerin büyümelerini desteklemek için bunları kullanması şaşırtıcı değil.
Dezavantajları olmasına rağmen, sanal ofisler düşük maliyetler sunar. Yasal ve profesyonel bir iş imajı sağlama yeteneği, yeni başlayanlar için başarıya giden bir basamak olabilir. Aynı zamanda gelecek vaat eden çok uluslu şirketler için uluslararası pazarlara açılan bir kapı olabilir.
Sürekli gelişen iletişim ve bilgi teknolojileri ve daha sürdürülebilir iş uygulamaları arayan işletmeler ile sanal ofislerin geleceği parlak görünüyor. Sanal ortama geçmek için daha iyi bir zaman olmayabilir.
